沪国资委综合﹝2020﹞53号
关于印发本市国有企业退休人员人事档案
分类移交操作办法的通知
各区国资委、人力资源社会保障局、档案局、财政局，各有关单位：
2019年12月，市委办公厅、市政府办公厅印发了《关于进一步推进上海市国有企业退休人员社会化管理服务工作的实施意见》（沪委办〔2019〕56号，以下简称《实施意见》），明确了本市推进国有企业退休人员社会化管理服务工作的总体要求、主要内容、主要任务和工作要求。
根据《实施意见》明确的职责分工，市人力资源社会保障局制定了《关于本市国有企业健在及死亡五年内退休人员人事档案集中移交管理工作操作办法》、市档案局制定了《关于本市国有企业退休死亡五年以上人员人事档案接收、移交进市档案馆的操作办法》，分别明确了本市国有企业退休人员人事档案分类移交操作方式、工作流程和工作要求。
现将相关操作办法印发给你们，请按照要求认真贯彻执行，加强组织领导，落实工作责任，结合实际制订工作方案，确保按期完成国有企业退休人员人事档案集中接收和管理工作任务。
附件：1.关于本市国有企业健在及死亡五年内退休人员人事档案集中移交管理工作操作办法
2.关于本市国有企业退休死亡五年以上人员人事档案接收、移交进市档案馆的操作办法
市国资委 市人力资源社会保障局
市档案局 市财政局
2020年3月12日
附件1
关于本市国有企业健在及死亡五年内退休人员人事档案集中移交管理工作操作办法
根据《中共中央办公厅国务院办公厅印发<关于国有企业退休人员社会化管理的指导意见>的通知》（厅字〔2019〕19号）和《中共上海市委办公厅、上海市人民政府办公厅印发<关于进一步推进上海市国有企业退休人员社会化管理服务工作的实施意见>的通知》（沪委办〔2019〕56号）相关规定，为做好本市国有企业健在及死亡五年内退休人员人事档案（以下简称“档案”）集中移交管理工作，现制定以下操作办法。
一、移交范围
2020年度移交的范围为：本市行政区域内的国有企业（以下简称：档案移交单位）中2019年12月31日（含）前已办理退休手续，目前健在或2016年1月1日（含）后死亡的退休人员人事档案。
2021年起，每年度移交的档案范围为：按上年度12月31日（含）为限计算的健在及死亡五年内的退休人员人事档案。
由中央直接管理和区以上地方党委、政府及其部门、机构管理的企业退休领导干部以及原涉密部门人员的人事档案暂不移交，仍由原档案管理单位保管。
二、档案社会化管理和服务方式
按照国有企业注册所在地属地化管理的原则，区人力资源社会保障局承担本区域内注册的国有企业退休人员人事档案的管理职责，可根据本区域实际情况，选择自行或通过招标委托第三方机构（要求详见附件1.1）开展集中接收和档案保管、对外利用服务、库房管理等服务。档案移交单位根据各区的具体接收方案，向相关部门进行档案移交。
三、档案移交
（一）移交要求
档案移交单位应摸清移交档案的基本情况，认真做好档案移交准备工作，了解档案实体状况，补充完善档案缺失材料，并对原有保管过程中存在补建、遗损等问题的档案作出相关情况说明。移交档案内的材料既要体现档案的历史延续性，又要确保今后长期保管和日常使用的便捷性。由于各种原因造成档案移交单位无法提供准确人员信息的档案暂不移交，待相关信息确定后逐步移交。档案移交前档案移交单位应做好以下几项工作：
1.梳理人员信息
档案移交单位需对纳入档案移交范围的退休人员信息进行梳理和确认，为后续移交做好准备。原则上，一份人事档案不得分散移交，移交的档案应为原件。
2.规范整理档案
（1）分类和组卷。档案移交单位需按照《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33号）的要求对档案内的材料进行分类和排序。档案组卷以退休人员个人为单位，一人一卷，不得采用多人合并组卷的方式。
（2）编目和编页。档案应编制案卷目录（名单）（样式详见附件1.2），载明个人基本信息，一卷一条。案卷目录（名单）将作为档案交接凭证，也是今后开展档案管理和利用的基本工具。案卷内档案应编写页号，以有效内容的页面为一页，自1起编，一般位于页面右下角（左下角）空白处。
（3）装订和装袋。档案案卷应采用“三孔一线”法进行线装，确保装订牢固，不掉页、不压字，卷内无金属物、无破损。档案案卷应按有关规定装入档案袋，案卷封面及档案袋上的姓名、身份证号码等项目应填写完整、准确，案卷封面应做到卷皮纸质良好，若案卷封面、档案袋破损严重或有多处修改，应予以更换。
3.确保档案安全
档案移交单位应对档案的保管保护状况开展全面清理，对档案库房内空气和档案实体进行有害生物检测。发现害虫、霉变、破损等问题应立即采取消毒、灭菌、修裱等措施，确保档案实体安全。同时应对档案保管场所开展全面清扫消毒，避免不利环境对档案的再次污染。
4.档案数字化副本
档案移交单位进行档案移交时，应同步移交档案数字化副本。档案数字化工作，原则上应按照《纸质档案数字化规范》（DAT31-2017）开展；采取外包服务的，应符合《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）等规定要求。档案数字化副本的基本要求附后（详见附件1.3）。
（二）其他准备工作
市国有资产监督管理委员会统筹协调本市国有企业开展档案移交工作，会同中央在沪企业对口联系部门向市人力资源社会保障部门提供涉及档案移交的企业名单，并每年对名单进行更新、调整。区国有资产监督管理委员会负责指导区属国企开展档案移交工作，向区人力资源社会保障部门提供涉及档案移交的企业名单，并每年对名单进行更新、调整。本市人力资源社会保障部门根据该名单确认移交范围。
各区人力资源社会保障局应会同档案局、国有资产监督管理委员会、财政局制定本区档案交接和管理方案，报区人民政府同意后，报市人力资源社会保障局备案。方案内容包括本区国有企业退休人员人事档案社会化管理模式、具体交接时间、单位、人员、场地安排、档案利用服务开展方式等。
（三）移交流程
档案移交单位应根据具体交接方案，在指定时间和地点，向注册区人力资源社会保障部门或指定的档案接收方进行档案移交。若档案移交后档案移交单位注册区发生变化的，后续档案移交地仍以原移交区为准。若相关国有企业已注销，退休人员人事档案由原上级公司（集团）保管的，向该上级公司（集团）注册区移交。
档案移交单位在档案移交过程中，对于退休人员或家属的档案利用咨询，要负责做好沟通及解释工作，为后续档案社会化管理服务工作做好铺垫。在档案移交及后续的核对、利用过程中，如发现实体档案内容与数字化副本不一致的，或档案在原先保管过程中存在补建、遗损等情况而未作出情况说明的，由原档案保管企业（或上级公司）负责进行补充及处理。
区人力资源社会保障部门按照移交工作方案，指导档案移交单位和相关档案接收方之间进行档案移交（交接文据详见附件1.4）。具体移交工作可分时段、分单位有序进行。除纸质档案和数字化备份外，档案移交单位应同时向档案接收方提供全套案卷目录（名单）纸质版一式三份、全套案卷目录（名单）电子文件（刻录光盘）一份、档案全宗专题指南(纸质版，内容和格式要求详见附件1.5)。若出现档案移交单位注销等情况的，应将上述企业保管的重要移交材料交由原上级公司保管。如因单位保管不当或材料遗失的，由该单位或上级公司（集团）承担相关责任。
四、管理服务内容
本市国有企业健在及死亡五年内退休人员人事档案社会化管理后，各区人力资源社会保障部门仅对档案移交单位移交的档案材料进行保管，并根据材料记载的内容开展服务。具体内容包括：档案接收和转递；档案保管；为符合相关规定的单位提供档案查（借）阅服务；依据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明；为相关单位提供入党、参军、录用、出国（境）等政审（考察）服务。
各区人力资源社会保障部门要完善服务标准和服务流程，推进服务的规范化和精细化，与退休人员所属档案移交单位互相配合，满足国有企业退休人员人事档案服务利用的基本需求。
五、工作职责
市人力资源社会保障局会同有关部门负责全市国有企业退休人员人事档案社会化管理的宏观管理和信息化建设，制定指导意见和相关政策，并做好政策实施的协调推进工作。
区人力资源社会保障局按照属地化管理的原则，承担在本区域内注册的国有企业所移交的退休人员人事档案的管理职责。贯彻落实国家和本市国有企业退休人员人事档案社会化管理服务的相关政策和要求，做好档案移交单位与档案接收方的对接工作。可根据本区域实际情况，通过招标委托有资质的第三方机构开展档案保管和服务工作。
市、区两级国有资产监督管理委员会负责国有企业退休人员人事档案社会化管理各项工作的统筹协调，每年定期向人力资源社会保障部门提供本市需开展退休人员人事档案社会化管理工作的国有企业名单，督促国有企业配合落实相关工作，做好风险防控和矛盾化解等工作。
市档案局会同市人力资源社会保障局共同做好档案管理的监管指导与培训工作。共同制定后续死亡五年以上人员档案移交的相关规定。
市、区两级财政局应负责做好国有企业退休人员人事档案社会化管理服务工作的日常经费保障工作，纳入财政预算管理，确保此项工作的长期开展。
档案移交单位在档案移交前应按照移交要求做好各项准备工作，并负责妥善处理已进行人事档案社会化管理的本企业退休人员的历史遗留问题和信访维稳等工作；安排人员做好在退休人员人事档案社会化管理工作中各类退休人员或家属的咨询问答、政策解释、思想沟通、档案查询等工作；做好退休人员帮困救助、后事料理等关爱工作；保持与档案接收方的联系、沟通，做好补建、遗损档案的处理等工作。
六、其他
（一）相关国有企业中于2020年1月1日（含）后退休的职工人事档案，按照本通知有关工作要求，每年向企业注册所在区集中移交一次。各区人力资源社会保障部门要对自行或委托接收保管的国有企业退休人员人事档案定期梳理，对属于死亡五年以上人员的档案，由各区根据档案归属流向，自2021年起向各区国家综合档案馆移交，具体办法另行制定。
（二）为切实做好档案使用工作，提高人事档案服务效能，根据中央关于国有企业退休人员社会化管理工作精神，市人力资源社会保障部门牵头开展本市国有企业退休人员档案信息化系统建设，实现相关信息查询、处理、档案数字化副本使用、对外服务信息化预约等功能。
国有企业退休人员人事档案信息纳入本市人力资源社会保障局劳动保障管理信息系统，统一管理和使用。
附件：1.1.社会第三方机构具备的档案保管要求
1.2.国有企业退休人员人事档案移交案卷目录 （名单）
1.3.档案数字化副本的基本要求
1.4.国有企业退休人员人事档案交接文据
1.5.退休人员（健在及死亡五年内）人事档案全宗专题指南
附件2
关于本市国有企业退休死亡五年以上
人员人事档案接收、移交进市档案馆
的操作办法
根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《上海市档案条例》、《中共中央办公厅、国务院办公厅印发〈关于国有企业退休人员社会化管理的指导意见》的通知〉》（厅字〔2019〕19号）以及《中共上海市市委办公厅、上海市人民政府办公厅关于进一步推进上海市国有企业退休人员社会化管理服务工作的实施意见》（沪委办〔2019〕56号）有关规定，为做好本市国有企业退休死亡人员人事档案整理移交进馆及管理工作，现制订以下操作办法。
一、移交范围
本市行政区域内国有企业退休人员已于2015年12月31日（含）前死亡的，其人事档案由各相关企业（档案移交单位）一次性向市档案馆移交。
由中央直接管理和区以上地方党委、政府及其部门、机构管理的企业退休领导干部以及原涉密部门人员的人事档案，暂不移交。
二、实施时间
2020年4月，市档案局会同市国资委牵头举办专题培训，明确移交进馆标准和要求；
2020年5月，属于移交范围内的企业集团总部制定档案移交工作方案和详细计划，将全部所属企业移交方案计划汇总后送交上海市档案馆；
2020年6月，市档案馆形成全市统一部署分批实施的接收计划，稳妥有序推进工作；
2020年9月，符合移交要求的企业先行开展移交进馆；
2020年12月，企业退休人员人事档案接收工作全面开展。
三、移交要求
（一）档案内容完整准确
档案移交单位应进一步摸清本单位退休死亡人员人事档案基本情况，了解档案实体状况，清点档案数量。发现档案案卷或卷内文件缺失的，应及时查找原因，尽可能补充完善相关档案，或作出相关情况说明。
原则上，一份人事档案不得分散移交，一个档案移交单位的退休死亡人员人事档案，应集中移交。移交给档案馆的档案应为原件。
（二）档案整理系统规范
档案移交单位应根据本单位退休死亡人员人事档案所属年代、档案数量、案卷质量等具体情况，制订工作方案，认真做好档案移交前的整理工作。档案整理应充分利用原有工作基础，保持文件之间的历史联系，满足今后长久保管和便捷利用的需要。
1.分类和组卷：退休死亡人员人事档案应按《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33号）的要求进行分类和排序。
档案组卷以退休人员个人为单位，一人一卷，不得采用多人合并组卷的方式。
2.编目和编页：退休死亡人员人事档案应编制案卷目录（样式详见附件2.1），一卷一条，案卷目录作为档案移交进馆时的交接凭证，也是今后开展档案管理和利用的基本工具。
（1）序号：填写案卷顺序号，自1起编。
（2）档号：填写案卷档号（档号编制规则见下文）。
（3）姓名：填写死亡人员完整真实的姓名。
（4）性别：填写死亡人员性别。
（5）出生日期：填写死亡人员出生日期，以国际标准日期表示法，采用8位阿拉伯数字填写，如“19300101”。
（6）死亡日期：填写死亡人员死亡日期，以国际标准日期表示法，采用8位阿拉伯数字填写，如“20100101”。
（7）所属单位：填写死亡人员生前最后所在单位全称。
（8）户籍所在地：填写死亡人员生前最后所属户籍地（填写到区县一级）。
（9）身份证号：填写死亡人员身份证号，未办理过身份证的可不填。
（10）页数：填写案卷总页数，用阿拉伯数字填写。
（11）保管期限：填写案卷的保管期限，未确定保管期限的，可暂时空缺。
（12）备注：填写案卷需说明的其他情况。
案卷内档案应编制页号，以有效内容的页面为一页，自1起编，一般位于页面右下角（左下角）空白处。
3.编制档号：档号由“全宗号—目录号—案卷号”组成。全宗号、目录号由市档案馆确定，提前告知档案移交单位。每一本案卷目录编一个目录号，自1起编。每一本案卷编一个案卷号，自1起编，一本案卷目录内的案卷号不得超过4位数字。
一个全宗内目录号不得重复，一本案卷目录内案卷号不得重复，也不应有空号。
4.封面和装订：案卷封面应做到卷皮纸质良好，如案卷封面破损严重或有多处修改，应予更换。案卷封面上的题名、档号等项目应填写完整、准确。
档案案卷应用“三孔一线”法进行线装，确保装订牢固，不掉页、不压字，卷内无金属物、无破损。
5.装袋和装盒：档案案卷应按有关规定装入档案袋，档案袋上的有关项目应填写完整、准确，并在右上角空白处标识档号，破损严重的档案袋应予调换。
退休死亡人员人事档案案卷应装入统一规格的档案盒（样式详见附件2.2），档案盒上各项目应填写完整、准确，便于档案排架、保护、清点和利用。
（三）确保档案安全
退休死亡人员人事档案移交进馆前，档案移交单位应对档案的保管保护状况开展全面清理，对档案库房内空气和档案实体进行有害生物检测。发现害虫、霉变、破损等问题应立即采取消毒、灭菌、修裱等措施，确保档案实体安全。同时应对档案保管场所开展全面清扫消毒，避免不利环境对档案的再次污染。
（四）移交档案数字化副本
退休死亡人员人事档案移交进馆时，应同步移交档案数字化副本。档案数字化工作，原则上应按照《纸质档案数字化规范》（DAT 31-2017）开展；采取外包服务的，应符合《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）等规定要求。进馆档案数字化副本的基本要求附后（详见附件2.3）。
（五）明确档案限制利用意见
档案移交单位应根据《中华人民共和国档案法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，对企业退休死亡人员人事档案进行甄别，提出档案形成满30年后是否向社会开放利用的意见，出具《关于XXXXX档案限制利用意见的函》（内容和格式要求详见附件2.4）。
四、移交手续
档案移交单位在确保退休死亡人员人事档案符合进馆要求的前提下，经企业集团总部核查后，向市档案馆提出移交申请。
市档案馆对进馆档案进行检查验收，确认符合移交要求后，由市档案馆与档案移交单位正式办理移交手续（死亡职工档案交接文据详见附件2.5）。除纸质档案和数字化备份外，档案移交单位应同时向市档案馆提供进馆档案全宗专题指南(纸质版，内容和格式要求详见附件2.6)、档案限制利用意见函（纸质版）一式三份、全套案卷目录（纸质版）一式三份、全套案卷目录电子文件（刻录光盘）一份。
各有关单位和各相关人员应高度重视，依法履职，提供必要的人员、经费、设施设备保障，确保档案移交工作按时有效、保质保量进行。在档案移交进馆工作中出现的其他业务问题，由市档案馆与档案移交单位视情协商解决。
本市行政区域内国有企业中目前健在，以及于2016年1月1日（含）后死亡的退休人员人事档案，根据市人力资源社会保障局的相关规定开展移交工作。由各区人力资源社会保障部门接收并保管的企业退休人员人事档案，如产生死亡五年以上的，由各管理主体向各区国家综合档案馆移交。相应进馆人事档案应参照本操作办法及各区档案馆档案进馆规定，做好消毒、数字化等进馆前整理工作。
五、档案提供利用
各档案移交单位、各档案馆应依托数字化便利条件，按照《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33号）等法律法规规定，依法开展国有企业退休死亡人员人事档案提供利用工作。
附件：2.1.退休死亡人员人事档案案卷目录
2.2.档案盒式样
2.3.进馆档案数字化副本基本要求
2.4.退休死亡人员人事档案限制利用意见函格式要求
2.5.退休死亡人员人事档案交接文据
2.6.退休死亡人员人事档案全宗专题指南格式要求